PBX, IP-PBX, Cloud-PBX und Co.: Telefonanlagen im Überblick (2024)

Unified Communication

Marcus Ladwig

Private Branch Exchange bedeutet wörtlich übersetzt in etwa „private Anschlussvernetzung”. Gemeint ist aber die Entkopplung firmeninterner Telefonieanforderungen vom vorhandenen Telefon-Hauptanschluss. Eine PBX-Lösung sorgt dafür, dass Sie innerhalb Ihres Unternehmens untereinander sowie über eine entsprechende Schnittstelle auch nach außen telefonieren können.

PBX-Lösungen bieten mehrere grundlegende Vorteile:

• Flexible Geräteanzahl: Schließen Sie so viele Geräte an die interne Kommunikationsinfrastruktur an, wie es die PBX-Lösung erlaubt.

• Durchwahlnummern: Vergeben Sie eigene Durchwahlnummern für alle Anschlussteilnehmer:innen, ohne dass diese beim Anschlussbetreiber oder gar im Telefonverzeichnis „bekannt” gemacht werden müssen.

• Interne Telefonie: Telefonieren Sie hausintern „kostenlos” zwischen den einzelnen Teilnehmer:innen.

Bis vor einigen Jahren vergaben Telekommunikationsanbieter sogenannte ISDN-Rumpfrufnummern an Unternehmen. Diese konnten hausintern mit ein- bis vierstelligen Durchwahlen ergänzt werden. Die Information, bei welchem Teilnehmer nun konkret das Telefon klingelte, wurde über die entsprechende hausinterne Durchwahl festgelegt.

Sollten mehrere Standorte vernetzt werden, kam bei PBX-Telefonanlagen früher meist eine sogenannte Standleitung zwischen den Niederlassungen zum Einsatz. Darüber wurden mehrere Telefonanlagen zu einem sogenannten „Corporate Network” zusammengeschaltet.

Da heute jedoch fast die gesamte Telefonie über das Internet stattfindet, werden solche aufwändigen Zusammenschlüsse von Telefonanlagen nicht mehr hardwareseitig realisiert.

Eine Telefonanlage (PBX) kann inzwischen meist nur noch dann weiterverwendet werden, wenn ein entsprechender Adapter seitens des Herstellers eingesetzt wird. Dieser verbindet die vorhandene Anlage mit dem Internet. Ein Anschluss an ISDN oder gar das analoge Telefon-Netz ist nicht mehr mögilch.

Die klassische Telefonanlage, an die viele beim Begriff PBX denken, nutzte analoge Technik: Mehrere interne Anschlüsse konnten auf diese Weise über einen einzelnen externen Anschluss mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden werden. ISDN erhöhte aufgrund seiner digitalen Übertragungsweise die Anzahl gleichzeitig möglicher Verbindungen. Doch auch diese Technik ist schon länger veraltet und wurde auch bei Vodafone inzwischen abgeschaltet.

Durch die erfolgte Umstellung auf VoIP-Technik verrichten Telefonanlagen ihren Dienst nunmehr gänzlich digital und die Telefonie findet über das Internet statt. Unternehmen können die dazu benötigte Software auf eigenen Servern (On-Premises) hosten und somit jederzeit auf einfache Weise Änderungen an der Konfiguration vornehmen.

Einen Schritt weiter geht die Cloud-PBX: Hierbei benötigen Telefonanlagen keine separate Hardware mehr. Stattdessen hosten die Telefonieanbieter die Telefonanlage komplett in der Cloud. In diesem Zusammenhang taucht auch häufig der Begriff Hosted PBX auf und wird sogar synonym zu Cloud-PBX verwendet. Hosted PBX beschreibt aber nur einen Teilaspekt der Cloud-PBX.

Der Funktionsumfang einer PBX-Telefonanlage

Eine Telefonanlage generiert wie erwähnt allein durch die Reduktion externer Anschlüsse ganz allgemein Kostenvorteile für Netzteilnehmer:innen. Daneben integriert sie weitere Funktionen, die das klassische Telefonieren in Unternehmen komfortabler gestalten. Sie können sich zwar je nach Modell voneinander unterscheiden, sollten aber zumindest folgende Standardfunktionen enthalten:

• Halten: Anrufer:innen bleiben in der Leitung, befinden sich aber in einer Wartschleife, während Mitarbeiter:innen zum Beispiel interne Rücksprache halten.

• Makeln: Wechsel zwischen mehreren gleichzeitigen Gesprächen, ohne dass Anrufer:innen bei anderen mithören können.

• Rufumleitung: Die sofortige Umleitung eines Anrufs zu einem anderen hausinternen Anschluss.

Bevor Sie eine Telefonanlage in Ihrem Unternehmen in Betrieb nehmen, müssen Sie diese konfigurieren. Mittlere und größere Unternehmen benötigen meist komplexe Lösungen, die viele interne Anschlüsse und eventuell sogar verschiedene Firmenstandorte miteinander verbinden sollen. In diesem Fall empfiehlt sich zur Konfiguration der Service durch den Telefonieanbieter oder einen spezialisierten Dienstleister.

Soll Ihr(e) PBX nur wenige Anschlüsse verwalten und keinen speziellen Anforderungen unterliegen, können Sie die Konfiguration auch manuell vornehmen. Die Optionen zur Einstellung unterscheiden sich allerdings bei den unterschiedlichen Modellen und der verwendeten Software etwas, sodass Sie am besten auf Anleitungen der Anbieter oder seriöser Technikwebseiten zurückgreifen. Oder gleich eine moderne Telefonie-Lösung wie beispielsweise RingCentral nutzen.

Eine Telefonanlage bündelt die internen Telefonanschlüsse Ihres Unternehmens und sorgt für reibungslose Kommunikation.

Herkömmliche PBX-Telefonanlagen setzten eine physikalische Leitung zwischen der Telefonanlage und dem jeweiligen Endgerät sowie zwischen Niederlassungen voraus. IP-basierte Telefonanlagen hingegen arbeiten auf der Basis von Internet-Paketen.

Der große Vorteil dabei ist, dass die physikalische Zusammenschaltung von Teilnehmer:innen mit Hilfe von eigenen Leitungen entfällt. Stattdessen erfolgt sie datenbasiert und somit „virtualisiert”. Über dieselbe Leitung wickelt IP-PBX also gleich mehrere Dienste wie Telefonieren, Surfen, Downloads und Co. ab.

Man spricht auch davon, dass die „Paketvermittlung” digitalisierter Sprachdaten die sogenannte „Leitungsvermittlung” seit Anfang der 2000er-Jahre abgelöst hat und diese stattdessen in einem Internetprotokoll (daher die Abkürzung „IP”) abbildet.

Möchten Sie weiterhin normale Telefone über Ihre VoIP-Telefonanlage betreiben, ist die Konfiguration eines SIP-Trunks unabdingbar. Damit bündelt die Telefonanlage die verschiedenen internen Anschlüsse und Gerätearten für die externe Telefonie.

Die Vorteile von IP-PBX gegenüber herkömmlichem PBX

Neben den bereits genannten allgemeinen Vorteilen einer Telefonanlage entstehen Ihnen durch IP-PBX-Lösungen weitere Vorteile:

• Neben normalen Tischtelefonen können Sie weitere Endgeräte wie Smartphones oder Festnetzanschlüsse an entfernten Orten in die hauseigene Infrastruktur einbinden.

• An welchem physikalischen Ort sich ein Telefon befindet, ist nicht mehr wichtig: Es identifiziert sich bei der IP-PBX-Telefonanlage über Ihr hausinternes Ethernet-Netzwerk mit Hilfe seiner individuellen Identifikationskennung (ID). Dadurch müssen Sie auch keine Kabel mehr umständlich im Hausanschlussraum umstecken.

• Da viele IP-Tischtelefone über einen eingebauten Ethernet-Switch verfügen, entfällt das zusätzliche Internetkabel für Desktop-Rechner oder Laptops.

• Zusätzlich können Sie IP-Telefone in den meisten Fällen via PoE („Power over Ethernet”) mit Strom versorgen. Das macht auch ein Steckernetzteil überflüssig.

• Mit dem Ende von ISDN und analoger Telefonie verschwinden zudem die verschiedenen Kabelarten für Analog-, ISDN- und Internetanwendungen.

Noch einen Schritt weiter gehen Unternehmen, die auf Telefoniedienste aus der Cloud setzen. Der wesentliche Unterschied zu bisherigen PBX- und IP-PBX-Lösungen: Beim sogenannten Cloud-PBX entfällt gewöhnlich die physikalische Telefonanlage vor Ort. Stattdessen hostet ein Anbieter sie auf seinen Servern.

Bei Cloud-PBX muss man zwei Prinzipien voneinander unterscheiden:

1. Hosted PBX: Der Betrieb der Telefonanlage erfolgt aus dem eigenen Netz heraus. Der Anbieter/Provider stellt Kund:innen einen eigenen Server zur Verfügung, während die eigentliche Vermittlung von Gesprächen in der Cloud stattfindet. Dieses Prinzip folgt dem Cloud-Modell Platform-as-a-Service (PaaS).

2. IP-Centrex: Der Anbieter/Provider stellt sämtliche Funktionen der PBX komplett über das Internet im Rahmen des Cloud-Modells Software-as-a-Service zur Verfügung.

Vodafone setzt bei seiner Cloud-PBX auf das IP-Centrex-Prinzip. Hierbei benötigen Sie keine „echte” Telefonanlagen-Hardware mehr. Den Auf- und Abbau von Verbindungen übernehmen keine Schaltungen, sondern das sogenannte Session Initiation Protocol (SIP) im Internet. Die Verwaltung der Cloud-PBX erfolgt mit Hilfe eines Webinterfaces, das speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Für die technische Wartung im Hintergrund und eventuell notwendige Updates sorgt der Anbieter.

Grafischer Aufbaue einer Cloud-PBX. Links sind die Telefoniegeräte außerhalb eines Unternehmens zu sehen, in der Mitte die innerhalb des Unternehmens und rechts das Symbol für die vom Anbieter gehostete Telefonanlage in der Cloud.

Durch die Telefonanlage in der Cloud entstehen Ihrem Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:

• Es entfallen Anschaffung, Betrieb und Wartung einer Hardware-Lösung im hauseigenen Rechenzentrum.

• Telefonie-Merkmale wie eine bestimmte Anzahl gleichzeitiger Gespräche, Rufweiterleitungen und ähnliches können Sie bequem in der Cloud konfigurieren.

• Ändert sich die Zahl Ihrer Mitarbeiter:innen, können Sie eine solche Lösung bequem skalieren. Technische Arbeiten an der Gebäudeinfrastruktur und Hardware-Anschaffungen (außer gegebenenfalls IP-Telefonen) sind nicht mehr notwendig.

Die Gegenwart und Zukunft von PBX liegt also in cloudbasierten Lösungen: Selbst, wenn Sie bis zuletzt auf PBX via ISDN gesetzt haben, gelingt Ihnen der Umstieg auf echte Cloud-Telefonie auf einfache Weise. In den meisten Fällen benötigen Sie lediglich Ethernet-Leitungen an jedem Arbeitsplatz sowie eine entsprechende Anzahl an VoIP-Telefonen (Tischgerät oder DECT).

Sie können aber sogar auf feste Telefone an den Arbeitsplätzen Ihres Unternehmens verzichten: Grundsätzlich lässt sich jedes beliebige Telefoniegerät in einer Cloud-PBX-Infrastruktur betreiben. Darunter fallen gleichermaßen Desktop-Computer mit der entsprechenden Telefonie-Software wie auch Mobilgeräte mit entsprechenden Apps (Laptops, Tablets, Smartphones). Auch die Anrufe von Mobiltelefonen unter Verwendung Ihrer bekannten Festnetzrufnummer zu anderen Teilnehmer:innen sind dabei möglich.

IP-basierte Cloud-Telefonanlagen können als Teil ganzheitlicher Unified-Communications-Lösungen (UCC) in Unternehmen eingebunden werden. Gegenüber bisherigen PBX-Anlagen verfügen sie über Zusatzfunktionen, welche die Kommunikation in Ihrem Unternehmen deutlich erleichtern können.

Besetztlampenfelder

Vor allem in mittleren und größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen sind die so genannten Besetztlampenfelder (BLFs) eine große Hilfe. Dabei senden die in die PPX eingebundenen Geräte einen Status an die Anlage: Nutzer:innen sehen auf diese Weise, ob Kolleg:innen gerade ein Gespräch führen und können gegebenenfalls eingehende Anrufe übernehmen.

Anrufweiterleitung

Die klassische Rufumleitung einer Telefonanlage ist durch die Cloud-PBX deutlich flexibler geworden. Eingehende oder bereits geführte Gespräche können an alle Teilnehmer:innen weitergeleitet werden, deren Geräte in der PBX erfasst sind. Befinden sich Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens beispielsweise gerade im Homeoffice oder auf Geschäftsreise, können Sie Anrufe an deren Mobilgerät weiterleiten.

Anrufbeantworterfunktion

Anrufbeantworter stehen längst nicht mehr an festen Arbeitsplätzen der Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens und warten darauf, abgehört zu werden. Auch diese Funktionalität findet in den meisten Fällen als so genannte Voicemail in der Cloud statt. Telefonieanbieter wie Vodafone hosten die darauf eingehenden Sprachnachrichten nach dem gleichen Prinzip wie Ihre Telefonanlage.

Ihr Vorteil: Sie können beide Funktionalitäten miteinander verbinden und mittels Ihrer zentralen UCC-Software und Visual-Voicemail-Apps auf den Mobilgeräten Ihrer Mitarbeiter:innen verwalten. Auf diese Weise leiten Sie zum Beispiel eingegangene Sprachnachrichten von Kund:innen ohne Zeitverzug an die zuständigen Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens weiter.

Sofern Sie weiterhin mit einer alten ISDN-Telefonanlage arbeiten wollen, sollten Sie sich zeitnah um den Wechsel auf das moderne All-IP-Netz kümmern. Dabei haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie behalten Ihre vorhandene ISDN-Anlage und verbinden diese mit dem Vodafone All-IP-Netz (Anlagen-Anschluss Plus S0)

• Sie behalten Ihre vorhandene ISDN-TK-Anlage und verbinden diese über ein Voice Gateway mit dem Vodafone-Netz (IP-Anlagen-Anschluss)

• Sie stellen komplett auf All-IP um und profitieren von den Möglichkeiten einer vollständig cloudbasierten Telefonanlage (beispielsweise mit One Net Enterprise)

Umstellung von ISDN auf IP mit dem Anlagen-Anschluss Plus (S0)

Wenn Sie Ihre alte Telefonanlage weiter verwenden möchten, ist das grundsätzlich möglich. Zwar verzichten Sie dann auf viele der oben beschriebenen Komfort-Merkmale einer cloudbasierten Telefonanlage, behalten aber gleichzeitig Ihre vorhandene Infrastruktur mit Telefonen und der serverseitigen Hardware. Ob Sie bereits Vodafone-Kunde sind oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Für die Umstellung müssen Sie nichts weiter tun, als Ihre Anschlussart umzustellen – beispielsweise auf einen Vodafone Anlagen-Anschluss Plus (S0). Dieser bietet Ihnen 2, 4, 6 oder 8 Sprachkanäle mit bis zu zehn Rufnummernblöcken an einem Standort. Der Tarif beinhaltet eine sogenannte PlusBox, die als Schnittstelle zwischen dem ISDN-System und dem All-IP-Netz fungiert. Die Administration erfolgt über ein komfortables Web-Portal und auf Wunsch lässt sich der Tarif mit DSL kombinieren.

Umstellung von ISDN auf IP mit dem IP-Anlagen-Anschluss

Sofern Sie bereits über eine IP-Telefonanlage verfügen, reicht es aus, einen der IP-Anschluss-Tarife aus dem Vodafone Business-Angebot zu buchen. Sie möchten eine vorhandene ISDN-Telefonanlage weiter nutzen und mit einem unsere attraktiven Business Internet-Tarife kombinieren? Auch das ist möglich, wenn Sie zusätzlich das Vodafone Voice Gateway buchen.

Ein Vorteil des IP-Anlagen-Anschlusses: Er lässt sich auch mit Vodafone Company Net kombinieren, um Telefonate innerhalb des Firmennetzwerks zu vermitteln (Routing).

Umstellung von ISDN auf IP mit cloudbasierter Telefonie

Der vollständige Wechsel auf cloudbasierte Telefonie lohnt in jedem Fall. Ein wesentlicher Vorteil dabei: Vorhandene Mobiltelefone lassen sich ebenso problemlos in die Telefonie-Infrastruktur einbinden wie IP-Telefone. Die Möglichkeiten, die Vodafone hierfür anbietet, im Überblick:

• Mit One Net Enterprise erhalten Sie eine maßgeschneiderte Telefonanlage für Großkunden mit Einbindung in gängige Business-Systeme wie die von SAP, in Call-Center-Lösungen und in vorhandene Mailsysteme.

• Im Zusammenhang mit Microsoft Teams sind ebenfalls umfangreiche Video- und Audiotelefonieoptionen verfügbar, die in Unternehmen eigene Telefonanlagen ersetzen, zumindest aber ergänzen können.

• Mit RingCentral erhalten kleine und mittelgroße Unternehmen eine besonders kostengünstige Möglichkeit, Video-Meetings und Cloud-Telefonie auf einer einzigen Plattform zu nutzen. Gängige Geschäftsanwendungen lassen sich hier ebenfalls integrieren.

• Bei SwyxOn wiederum handelt es sich um eine cloudbasierte Telefonanlage für kleinere Unternehmen, die umfangreich anpassbar ist. Sie lässt sich auch in Microsoft Teams integrieren und arbeitet DSGVO-konform aus der Cloud heraus.

Haben Sie noch Fragen zur Umstellung von ISDN auf All-IP? Unser Support-Team hilft Ihnen bei technischen Fragen gern weiter unter 0800 172 1234. Alternativ berät Sie unser Vertriebs-Team gern zu der Frage, welcher Tarif für Sie der beste ist: 0800 444065 4921 (Montag bis Freitag, 8-20 Uhr, außer an Feiertagen).

Noch mehr Informationen zu den Vorteilen von All-IP erhalten Sie auch an anderer Stelle hier im V-Hub.

• PBX heißt übersetzt in etwa „private Anschlussvernetzung“ und ist ein anderer Begriff für eine Telefonanlage. Klassische analoge und ISDN-Telefonanschlüsse gibt es seit ca. Ende 2022 allerdings nicht mehr.

• Stattdessen bieten Telefonieanbieter wie Vodafone ausschließlich VoIP- und Cloud-Telefonanlagen an. Die Telefonie findet damit komplett via Internet statt.

• Telefonanlagen bieten theoretisch beliebig viele interne Anschlüsse und Rufnummern, die lediglich eine (oder wenige) Amtsleitungen in das öffentliche Telefonnetz benötigen.

• Durch die Verlagerung in die Cloud können Sie mit PBX sämtliche Telefoniegeräte Ihres Unternehmens miteinander verbinden – ganz egal, wo sich Ihre Mitarbeiter:innen gerade befinden.

• Sie können moderne Cloud-PBX ohne Probleme in Ihr Unified-Communications-Konzept einbinden. Die Vodafone Expert:innen beraten Sie gerne, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Marcus Ladwig